En R4S (Roots for Sustainability) queremos saber cuándo nuestra actividad tiene un impacto negativo en alguien o cuándo alguna conducta no está a la altura de nuestros compromisos. Por eso disponemos de un mecanismo único de quejas y denuncias. Se aplica a todas las actividades, centros y ámbitos geográficos de R4S, y está a disposición de todos nuestros grupos de interés.

¿Para qué sirve?

El canal ofrece una vía accesible, transparente y segura para que cualquier parte interesada pueda comunicar una queja, una preocupación o una denuncia relacionada con las actividades de R4S, y recibir una respuesta en los plazos establecidos.

¿Quién puede utilizarlo?

Cualquier persona u organización, tenga o no una relación contractual con R4S: personas trabajadoras de R4S, clientela, empresas proveedoras y colaboradoras, comunidades locales o cualquier otra persona o grupo que se vea afectado por nuestra actividad.

¿Qué se puede comunicar?

Puedes comunicar cualquier situación relacionada con las actividades de R4S que consideres contraria a la ley, a nuestro Código Ético o a nuestras políticas internas, o que te haya causado un impacto negativo. En particular:

Ética empresarial

• Posibles casos de corrupción, soborno o fraude.
• Conflictos de interés.
• Incidentes de seguridad de la información o de protección de datos personales.

Derechos humanos, condiciones laborales y medio ambiente

• Vulneraciones de derechos humanos.
• Situaciones relativas a las condiciones laborales, como discriminación, acoso, salud y seguridad o trato injusto.
• Impactos ambientales significativos y anómalos asociados a nuestras instalaciones y operaciones.

Otras situaciones

• Incumplimientos del Código Ético o de las políticas internas.
• Conflictos derivados de relaciones contractuales.
• Cualquier otra afectación derivada de las actividades de R4S.

¿Qué no tramita este canal?

• Reclamaciones puramente comerciales (presupuestos, facturación, calidad del servicio).
• Gestiones laborales ordinarias (vacaciones, permisos, nóminas). Aviso: Las situaciones laborales que supongan un incumplimiento, una discriminación o una vulneración de derechos sí deben comunicarse a través de este canal.
• Asuntos sometidos a un procedimiento judicial o administrativo en curso.
• Consultas generales que no impliquen un agravio concreto: escribe a info@r4sgroup.com.

¿Qué ocurre después?

Las quejas son gestionadas por la Comisión de Ética de R4S, con el apoyo del equipo de Operaciones y Administración, de acuerdo con el procedimiento interno de gestión de quejas y denuncias de R4S. Todas las personas que intervienen en la gestión han suscrito un compromiso específico de confidencialidad.

Fase	Actuación	Plazo máximo
1. Recepción	Se confirma la recepción de la queja a la persona que la ha presentado y se le asigna un número de referencia.	7 días hábiles
2. Admisión	Se evalúa si la queja se enmarca dentro del ámbito del canal. Si procede, se requiere información adicional a la persona que la ha presentado.	10 días hábiles
3. Comunicación de la decisión	Se comunica la decisión sobre la admisión de la queja. En caso de no admisión, se exponen los motivos por escrito y, si procede, se indica el canal adecuado.	2 días hábiles
4. Investigación y resolución	Se analizan los hechos y se adoptan las medidas proporcionadas que correspondan.	30 días hábiles (60 días en casos de especial complejidad)
5. Resultado y cierre	Se comunica el resultado a la persona que ha presentado la queja y se procede al cierre del caso.	10 días hábiles

Te mantendremos informado durante todo el proceso, salvo que nos indiques que no quieres recibir notificaciones.

Registro y seguimiento

Todas las quejas quedan inscritas en un registro interno con el número de referencia, la fecha de recepción, la temática, las actuaciones llevadas a cabo, la resolución y las fechas de cada fase.

La Comisión de Ética revisa anualmente el funcionamiento del canal y las quejas recibidas para detectar patrones y mejorar nuestras prácticas.

Confidencialidad y protección frente a represalias

• Todas las quejas se tratan de manera confidencial. Solo tienen acceso a ellas las personas que deben intervenir en la gestión del caso.
• R4S protege a cualquier persona que presente una queja de buena fe frente a cualquier represalia, directa o indirecta, como un despido, una sanción, un trato desfavorable, un daño reputacional o un empeoramiento de las condiciones.
• Presentar una queja de buena fe no conlleva ninguna responsabilidad, aunque finalmente no resulte fundada.
• Si una persona con responsabilidad en la gestión tiene un conflicto de interés, no participa en el caso. Si el conflicto afecta a todo el equipo responsable, el caso pasa a una persona o entidad independiente y externa a R4S.

Protección de datos

Roots for Sustainability, S.L. trata los datos personales recibidos a través del canal de acuerdo con el RGPD y la LOPDGDD.

• Los datos solo se utilizan para gestionar la queja, nunca con fines comerciales.
• Se conservan durante el tiempo necesario para tramitarla y durante los plazos legales aplicables.
• Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad escribiendo a info@r4sgroup.com.
• También puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control en www.aepd.es.

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